Regulamin Organizacyjny Urzędu
Szczegóły informacji
Tytuł nie wyświetlany dla informacji
Niniejszy dokument jest wersją archiwalną.
Informacja ogłoszona dnia 2014-08-04 15:28:05 przez Wiesław Kopeć
Akapit nr - brak tytułu
ZARZĄDZENIE NR 31/2009
BURMISTRZA GMINY I MIASTA NOWE MIASTECZKO
z dnia 31 lipca 2009
w sprawie: Regulaminu Organizacyjnego Urzędu Miejskiego
w Nowym Miasteczku
Na podstawie art. 33 ust. 2 ustawy z dnia 8 marca 1990 roku
o samorządzie gminnym /Dz. U. Z 2001 r. Nr 142, poz. 1591 z późn. zm./ nadaje się
REGULAMIN ORGANIZACYJNY
URZĘDU MIEJSKIEGO W NOWYM MIASTECZKU
DZIAŁ I
Organizacja wewnętrzna urzędu
Rozdział 1
Postanowienia ogólne
§ 1. Regulamin określa organizację wewnętrzną i zasady funkcjonowania Urzędu Miejskiego w Nowym Miasteczku a także zadania i zasady ich realizacji, zakres działań kierownictwa urzędu i poszczególnych referatów i stanowisk pracy.
§ 2. Siedzibą Urzędu Miejskiego w Nowym Miasteczku jest miasto Nowe Miasteczko ul. Rynek 2.
§ 3. Urząd jest zakładem pracy w rozumieniu przepisów kodeksu pracy.
§ 4. Czas pracy urzędu określa regulamin pracy urzędu
§ 5. Urząd jest jednostką budżetową i realizuje zadania gminy:
- zadania własne gminy,
- zlecone i powierzone,
- wynikające z porozumień zawartych z innymi jednostkami samorządu terytorialnego i organami administracji rządowej
- pozostałe, w tym określone statutem, uchwałami rady i zarządzeniami burmistrza.
§ 6. 1. Do zadań Urzędu należy zapewnienie pomocy organom Gminy
w wykonywaniu ich zadań i kompetencji.
2. W szczególności do zadań Urzędu należy:
- przygotowywanie materiałów niezbędnych do podejmowania uchwał, wydawania decyzji, postanowień i innych aktów z zakresu administracji publicznej oraz podejmowania innych czynności prawnych przez organy Gminy,
- wykonywanie – na podstawie udzielonych upoważnień – czynności faktycznych wchodzących w zakres zadań Gminy,
- zapewnienie organom Gminy możliwości przyjmowania, rozpatrywania oraz załatwiania skarg i wniosków,
- zapewnienie warunków organizacyjnych do odbywania sesji Rady, posiedzeń jej komisji oraz innych organów funkcjonujących w strukturze Gminy,
- prowadzenie zbioru przepisów gminnych dostępnego do powszechnego wglądu w siedzibie Urzędu,
- wykonywanie prac kancelaryjnych zgodnie z obowiązującymi w tym zakresie przepisami prawa, a w szczególności:
- przyjmowanie, rozdział, przekazywanie i wysyłanie korespondencji,
- prowadzenie wewnętrznego obiegu akt,
- przekazywanie akt do archiwów,
- realizacja obowiązków i uprawnień służących Urzędowi jako pracodawcy – zgodnie z obowiązującymi w tym zakresie przepisami prawa pracy.
- realizacja innych obowiązków i uprawnień wynikających z przepisów prawa oraz uchwał organów Gminy,
§ 7. 1. Przy załatwianiu spraw stosuje się przepisy Kodeksu postępowania administracyjnego chyba, że przepisy szczególne stanowią inaczej
2. Sposób wykonywania czynności biurowych i kancelaryjnych regulowany jest rozporządzeniem Prezesa Rady Ministrów z 22 grudnia 1999 roku w sprawie instrukcji kancelaryjnej dla organów gmin i związków międzygminnych (Dz. U. Nr 112, poz. 1319 ze zm.)
§ 8. 1. Funkcjonowanie Urzędu opiera się na zasadzie jednoosobowego kierownictwa, hierarchicznego podporządkowania, podziału czynności i indywidualnej odpowiedzialności za wykonywanie powierzonych zadań.
2. Realizując swoje zadania pracownicy urzędu działają mając na względzie zachowanie:
- praworządności,
- służebności wobec społeczności lokalnej,
- racjonalnego gospodarowania mieniem publicznym.
Rozdział 2
Zasady sprawowania funkcji kierowniczych
§ 9. 1. Urzędem kieruje burmistrz
2. Burmistrz jako kierownik urzędu wykonuje uprawnienia zwierzchnika służbowego w stosunku do pracowników urzędu oraz kierowników gminnych jednostek organizacyjnych.
3. Do wyłącznej kompetencji burmistrza należy:
- kierowanie bieżącymi sprawami gminy oraz reprezentowanie jej na zewnątrz,
- składanie oświadczeń woli w imieniu gminy w zakresie zarządu mieniem
i udzielanie upoważnień w tym zakresie,
- określanie polityki kadrowej i płacowej,
- zatwierdzanie zakresu czynności i odpowiedzialności pracowników oraz ocena kadry kierowniczej urzędu,
- zatwierdzanie okresowych ocen pracowników dokonywanych przez kadrę kierowniczą urzędu,
- udzielanie pełnomocnictw procesowych,
- upoważnia innych pracowników do wydawania w jego imieniu decyzji administracyjnych,
- wykonywanie uchwal rady oraz przedkładanie na sesje sprawozdań z ich wykonania,
- prowadzenie gospodarki finansowej gminy,
- pełnienie funkcji szefa obrony cywilnej gminy oraz gminnego zespołu reagowania kryzysowego,
- wykonywanie innych zadań zastrzeżonych dla burmistrza przepisami prawa, regulaminem oraz uchwałami rady
§ 10. Pod nieobecność burmistrza za właściwe funkcjonowanie Urzędu odpowiada Sekretarz, któremu powierzone zostały obowiązki Zastępcy Burmistrza. Zakres zadań przypisany zastępcy określony został Zarządzeniem Burmistrza Gminy
i Miasta Nowe Miasteczko z dnia 12 lutego 2007 roku i obejmuje on:
- zastępstwo Burmistrza podczas nieobecności lub niemożności pełnienia obowiązków – kieruje sprawami gminy,
- wydaje w imieniu Burmistrza decyzje w indywidualnych sprawach z zakresu administracji publicznej w granicach udzielonego upoważnienia,
- na podstawie upoważnienia Burmistrza składa oświadczenia woli w imieniu gminy w zakresie zarządu mieniem,
- sprawuje nadzór nad działalnością gminnych jednostek organizacyjnych,
- wykonuje inne zadania zlecone przez Burmistrza
Szczegółowy zakres powierzonych obowiązków określa zakres czynności oraz udzielone pełnomocnictwa i upoważnienia.
§ 11. 1. Sekretarz organizuje pracę urzędu, zapewnia jego sprawne funkcjonowanie i odpowiednie warunki działania.
2. Do zadań Sekretarza należy w szczególności:
- przygotowywanie projektów oraz zmian regulaminów i innych aktów wewnętrznych w zakresie organizacji urzędu,
- gospodarowanie etatami i funduszem plac,
- nadzór nad poprawnością projektów przygotowywanych pism, decyzji oraz projektów aktów prawnych burmistrza i rady,
- usprawnianie pracy urzędu i nadzór nad doskonaleniem kadr,
- kontrola dyscypliny pracy,
- kontrola gospodarowania mieniem na terenie urzędu,
- nadzór nad bezpieczeństwem, higieną i ochroną przeciwpożarową w urzędzie,
- nadzorowanie przestrzegania instrukcji kancelaryjnej i terminowego załatwiania interpelacji, skarg i wniosków,
- wykonuje zadania pełnomocnika ds. wyborów,
- sprawowanie kontroli wewnętrznej w zakresie spraw powierzonych przez burmistrza,
- wykonywanie funkcji zwierzchnika służbowego wobec pracowników urzędu bezpośrednio podległych, zgodnie ze strukturą organizacyjną Urzędu.
- pełnienie funkcji kierownika urzędu w razie nieobecności burmistrza na podstawie odpowiednich upoważnień,
- zapewnienie sprawnej organizacji i funkcjonowania urzędu,
- przygotowywanie wniosków pokontrolnych w sprawach personalnych,
- opracowywanie sprawozdań z działalności kontrolnej oraz prezentacja jej wyników przed organami gminy,
- przeprowadzanie naboru na wolne stanowiska urzędnicze i pracownicze
- organizacja i przeprowadzanie ocen kwalifikacyjnych pracowników Urzędu,
- organizacja i przeprowadzanie służby przygotowawczej
- planowanie kosztów utrzymania Urzędu oraz rozliczanie się z wydatków przewidzianych na ten cel,
- koordynuje współpracę zagraniczną z miastami partnerskimi.
- Jest pełnomocnikiem do spraw ochrony informacji niejawnych
- wykonywanie innych zadań na polecenie burmistrza,
§ 12. Skarbnik odpowiada za całokształt gospodarki finansowej gminy sprawując nadzór i sygnalizując odpowiednim organom stwierdzone uchybienia.
1. Skarbnik zapewnia prawidłowe wykonywanie zadań w zakresie spraw finansowych przez pracowników referatu finansowego, a także poprzez nadzór innych pracowników urzędu i jednostek organizacyjnych realizujących te zadania.
2. Przy realizacji zadań Skarbnik bezwzględnie przestrzega przepisów prawa wewnętrznego i powszechnie obowiązujących m.in.: ustawy o finansach publicznych, ustawy o rachunkowości, ustawy o zamówieniach publicznych, ustawy o gospodarowaniu nieruchomościami itp.
3. Do zadań skarbnika należy w szczególności:
- przygotowywanie projektu budżetu oraz bieżący nadzór nad jego wykonaniem przez gminne jednostki organizacyjne,
- nadzoru wykonywania obowiązków w zakresie prowadzenia rachunkowości
i obsługi księgowej budżetu,
- wykonywanie dyspozycji środkami pieniężnymi,
- dokonywanie kontroli zgodności operacji gospodarczych i finansowych
z planem finansowym,
- dokonywanie kontroli kompletności i rzetelności sporządzonych dokumentów dotyczących operacji gospodarczych i finansowych,
- kontrasygnowanie czynności prawnych powodujących powstanie zobowiązań pieniężnych, nadzorowanie sporządzania sprawozdawczości budżetowej,
- sprawuje nadzór nad mieniem komunalnym,
- przygotowywanie okresowych analiz, sprawozdań, ocen i bieżących informacji o sytuacji finansowej gminy,
- przygotowywanie i opiniowanie projektów uchwal rady wywołujących skutki finansowe dla gminy,
- wykonywanie zadań kierownika referatu finansowego,
- opracowywanie założeń regulaminu kontroli wewnętrznej i innych aktów dotyczących spraw finansowych,
- opracowywanie okresowych planów kontroli w układzie przedmiotowo-podmiotowym,
- przygotowywanie wniosków pokontrolnych w sprawach merytorycznych,
- współdziałanie z osobami dokonującymi kontroli zewnętrznej,
- wykonywanie innych zadań na polecenie burmistrza.
Rozdział 3
Organizacja Urzędu
Strukturę organizacyjną urzędu określa schemat organizacyjny, stanowiący załącznik Nr 1 do Regulaminu
§ 13. W skład Urzędu wchodzą następujące referaty i stanowiska pracy:
- Referat Finansowo-Budżetowy (FB)
- Stanowisko ds. księgowości budżetowej
- Stanowisko ds. obsługi OKiS, płac Urzędu Miejskiego, OPS, pracowników interwencyjnych, robót publicznych
- Stanowisko ds. wymiaru podatków i opłat,
- Stanowisko ds. księgowości podatkowej,
- Stanowisko ds. obsługi księgowej OPS, ewidencji księgowej, środków trwałych Urzędu Miejskiego
- Stanowisko ds. ewidencji księgowej gospodarki wodno-ściekowej
- Stanowisko ds. fakturowania, rozliczeń i windykacji gospodarki wodno- ściekowej oraz komunalnej,
- Stanowisko ds. świadczeń rodzinnych
- Stanowisko ds. funduszu alimentacyjnego oraz dodatków mieszkaniowych.
- Referat ds. inwestycji, gospodarki komunalnej i spraw środowiskowych (IGKiSŚ)
- Kierownik referatu
- Stanowisko ds. gospodarki komunalnej i spraw środowiskowych
- Stanowisko ds. inwestycji, drogownictwa oraz pozyskiwania środków zewnętrznych
- Stanowisko ds. ochrony środowiska, spraw gospodarki komunalnej, windykacji,
- Stanowisko ds. pozyskiwania środków zewnętrznych oraz promocji
- Stanowisko ds. zamówień publicznych oraz planowania przestrzennego
- Stanowisko ds. rolnych, leśnych oraz ewidencji działalności gospodarczej,
- Stanowisko ds. mienia komunalnego i obrotu nieruchomościami
- Stanowisko ds. gospodarki wodno-ściekowej, koordynator prac pracowników ds. obsługi technicznej
- Pracownicy ds. obsługi technicznej – konserwatorzy.
- Referat Organizacyjny (OR)
- Stanowisko ds. obsługi sekretariatu i oświaty
- Stanowisko ds. organizacyjnych i kadr
- Stanowisko ds. obsługi Biura Rady
- Pracownicy gospodarczy – sprzątaczka-woźna
- Stanowisko Z-cy Kierownika USC oraz windykacji należności podatkowych (USC)
- Stanowisko ds. ewidencji ludności i obsługi biura podawczego (SO)
- Stanowisko ds. informatycznych (INF)
- Stanowisko ds. zarządzania kryzysowego i obrony cywilnej (ZKiOC)
- Radca prawny (RP)
- Straż Miejska (SM)
- Inspektor Straży Miejskiej
- Stanowisko ds. obsługi Straży Miejskiej, ewidencji i egzekucji grzywien
i mandatów
Rozdział 4
Zadania ogólne kierowników i pracowników
§ 14. 1. Praca Referatów kierują kierownicy. W przypadku nieobecności kierownika referatem kieruje pracownik, który zastępstwo ma ustalone w szczegółowym zakresie czynności, uprawnień i odpowiedzialności lub ustanowiony zastępca kierownika.
2. Referaty dzielą się na stanowiska pracy, które ustanawia burmistrz w zależności od potrzeb realizacji zadań własnych, zleconych i powierzonych.
3. W celu zapewnienia realizacji zadań o szczególnym znaczeniu dla gminy, burmistrz może powołać w drodze zarządzenia zespół zadaniowy lub pełnomocnika do realizacji określonych zadań.
§ 15. 1. Kierownicy odpowiedzialni są za organizacje pracy i merytoryczna działalność referatów, dyscyplinę pracy pracowników, realizacje powierzonych im zadań oraz udostępnianie informacji publicznej w zakresie spraw merytorycznych prowadzonych w referacie, a w szczególności za:
- właściwe wypełnianie obowiązków przez podległych im pracowników,
- właściwe i terminowe załatwianie spraw,
- zgodność z prawem wydawanych decyzji,
- opracowywanie projektów zarządzeń, decyzji, uchwał, umów pod względem merytorycznym w zakresie prowadzonych spraw,
- właściwe przyjmowanie, obsługę interesantów,
- właściwe rozpatrywanie skarg i wniosków zgodnie z obowiązującymi przepisami prawnymi,
2. Do obowiązków kierowników należy m.in.:
- opracowywanie wniosków do projektu budżetu oraz projektów planów finansowych,
- realizowanie planu finansowego w zakresie działania referatu oraz dokonywanie bieżącej i okresowej analizy wykonania planu,
- przestrzegania przepisów dotyczących dyscypliny finansów publicznych,
- opracowywanie projektów i realizacja przyjętych programów, przekazanych do realizacji referatu,
- nadzór nad opracowywaniem sprawozdań i informacji wynikających
z przepisów prawa oraz projektów uchwał rady bądź zarządzeń burmistrza lub jego poleceń,
- nadzór nad przestrzeganiem przez pracowników zarządzeń w sprawie organizacji pracy urzędu,
- nadzór nad przestrzeganiem przez pracowników tajemnicy służbowej i innych tajemnic wynikających z przepisów prawa materialnego,
- nadzór nad przestrzeganiem przez pracowników przepisów dotyczących ochrony danych osobowych, informacji niejawnych oraz eksploatacji systemów informatycznych,
- nadzór nad utrzymaniem aktualności informacji umieszczonych w Biuletynie Informacji Publicznej oraz informacji na stronie internetowej gminy w zakresie działania referatu,
- nadzór nad właściwym archiwizowaniem dokumentacji archiwalnej,
- nadzór nad właściwym użytkowaniem składników majątkowych urzędu przez pracowników referatu,
- zapewnienie przestrzegania przepisów bezpieczeństwa i higieny pracy oraz przepisów przeciwpożarowych,
- zapoznawanie nowo zatrudnionych pracowników w referacie
z obowiązującymi regulaminami, zarządzeniami oraz innymi przepisami prawa obowiązującymi na stanowisku pracy,
- prowadzenie indywidualnych szkoleń podległych pracowników na stanowisku pracy,
3. Kierownicy referatów współpracują w szczególności:
- ze skarbnikiem w zakresie propozycji planowania zadań do projektu budżetu i wydatków wynikających z uchwały budżetowej,
- z sekretarzem w zakresie zapewnienia właściwego funkcjonowania urzędu oraz organizacji obsługi interesantów,
- z pełnomocnikiem ochrony informacji w zakresie realizacji przepisów ustawy
o ochronie informacji niejawnych
- z pracownikiem ds. pozyskiwania środków zewnętrznych oraz promocji
w zakresie pozyskiwania funduszy pomocowych, przygotowywania wniosków o dofinansowanie, prawidłowego wydatkowania i rozliczania funduszy pomocowych,
4. Ponadto kierownicy referatów:
- inspirują różne rozwiązania i propozycje zmierzające do najkorzystniejszego
i najlepszego wykonywania zadań gminy,
- ponoszą odpowiedzialność za pracę referatów,
- przygotowują szczegółowe zakresy czynności, uprawnień i odpowiedzialności dla podległych im pracowników
- pisemnie wyznaczają pracownika, który będzie go zastępował wpisując to do szczegółowego zakresu czynności, uprawnień i odpowiedzialności.
5. Szczegółowe zakresy czynności, uprawnień i odpowiedzialności dla samodzielnych stanowisk pracy przygotowuje sekretarz gminy i miasta.
§ 16. 1. Pracownicy urzędu odpowiedzialni są za:
- znajomość przepisów prawa związanych z wykonywaniem powierzonych zadań,
- wykonywanie powierzonych zadań zgodnie z obowiązującymi przepisami,
- prowadzenie dokumentacji zgodnie z instrukcją kancelaryjną,
- zgodne z prawem opracowywanie decyzji, pism itp.,
- właściwe przyjmowanie i obsługę interesantów,
- przestrzeganie terminów załatwiania spraw,
- ewidencjonowanie, przechowywanie i archiwizowanie dokumentacji,
- należyte wykonywanie obowiązków pracowniczych, przestrzeganie dyscypliny pracy,
- naruszenie tajemnicy służbowej i innych tajemnic wynikających z przepisów prawa materialnego,
- naruszenie przepisów dotyczących ochrony danych osobowych, informacji niejawnych oraz eksploatacji systemów informatycznych,
- nie przestrzeganie przepisów bezpieczeństwa i higieny pracy oraz przepisów przeciwpożarowych,
- wykonywanie wszelkich innych zadań przydzielonych w zakresie czynności lub zleconych przez przełożonych jeżeli nie naruszają prawa.
Rozdział 5
Zadania referatów i samodzielnych stanowisk pracy
§ 17. Stanowiska samodzielne podległe Burmistrzowi:
- Stanowisko Z-cy Kierownika USC oraz windykacja należności podatkowych
i cywilnoprawnych:
- rejestracja urodzin, małżeństw oraz zgonów i innych wpływ na stan cywilny osób,
- sporządzanie aktów stanu cywilnego i prowadzenie ksiąg stanu cywilnego,
- sporządzanie i wydawanie odpisów aktów stanu cywilnego oraz zaświadczeń,
- przyjmowanie oświadczeń o wstąpieniu w związek małżeński oraz innych oświadczeń zgodnie z przepisami Kodeksu rodzinnego i opiekuńczego,
- stwierdzanie legitymacji procesowej do wystąpienia do sądu w sprawach możności lub niemożności zawarcia małżeństwa,
- wskazywanie kandydata na opiekuna prawnego,
- wykonywanie zadań wynikających z Konkordatu,
- postępowań cywilnych i karnych, w tym:
- ustanawiania pełnomocnika w sprawach o ustalenie ojcostwa i roszenia alimentacyjne oraz w sprawach o przysposobienie
- przyjmowania pism sądowych i wywieszanie ogłoszeń o ustanowieniu kuratora
- realizacja zadań wynikających z ustawy o powszechnym obowiązku obrony RP ze szczególnym uwzględnieniem zadań związanych z rejestracją osób podlegających kwalifikacji wojskowej,
- organizacja kwalifikacji wojskowej,
- wykonywanie zadań wynikających z ustawy o cudzoziemcach,
- realizacja zadań gminy wynikających z ustawy o repatriacji,
- windykacja należności podatkowych i cywilnoprawnych na etapie egzekucyjnym i sądowym.
2. Stanowisko ds. ewidencji ludności i obsługi biura podawczego
- prowadzenie spraw z zakresu ewidencji ludności,
- wydawanie decyzji administracyjnych w sprawach zameldowania lub wymeldowania,
- wydawanie dokumentów stwierdzających tożsamość,
- upowszechniania numeru identyfikacyjnego PESEL
- przestrzegania dyscypliny meldunkowej,
- współpraca z organami policji, prokuratury, ZUS i Centralnym Rejestrem Skazanych
- organizacja zbiórek publicznych
- wydawania decyzji o bezpieczeństwie imprez masowych
- prowadzenie spraw związanych z obsługa biura podawczego,
a w szczególności:
- przyjmowanie wszelkiego rodzaju korespondencji,
- rejestracja pism wchodzących do Urzędu w systemie FINN,
- rozdzielanie pism na poszczególne stanowiska pracy
3. Stanowisko pracy ds. informatycznych
- administrowanie siecią i systemami informatycznymi urzędu,
- analizowanie potrzeb urzędu w zakresie systemów informatycznych i sprzętu komputerowego,
- kierowanie pracami dotyczącymi zastosowania komputerów i systemów informatycznych w urzędzie,
- realizacja zadań związanych w wdrażaniem systemów informatycznych,
- zapewnienie prawidłowego funkcjonowania systemów informatycznych,
- administrowanie, przy współudziale referatów, samodzielnych stanowisk strony internetowej gminy,
- administrowanie strony Biuletynu Informacji Publicznej.
4. Stanowisko ds. zarządzania kryzysowego i obrony cywilnej
- przygotowanie ludności i mienia komunalnego na wypadek wojny,
- współdziałanie z organami wojskowymi,
- tworzenie formacji obrony cywilnej,
- nakładanie obowiązków w ramach powszechnej samoobrony ludności,
- nakładanie świadczeń na rzecz obrony,
- przygotowanie zakwaterowania sił zbrojnych,
- planowanie zaopatrzenia materiałowo-technicznego oraz rozdzielania środków finansowych przeznaczonych do wykonania zadań obrony cywilnej,
- organizowanie szkoleń z zakresu obrony cywilnej,
- opracowywanie projektów planów rocznych rzeczowych i finansowych związanych z utrzymaniem i działalnością OSP
- prowadzi sprawy związane z Ochotniczymi Strażami Pożarnymi
5. Radca prawny
- realizacja zadań zgodnie z ustawą o radcach prawnych,
- obsługa prawna urzędu, w tym sprawowanie nadzoru nad przestrzeganiem przepisów prawa przez kierowników i pracowników,
- opiniowanie pod względem formalno-prawnym projektów aktów prawa miejscowego, projektów uchwał przedkładanych przez burmistrza radzie,
- opiniowanie projektów umów i porozumień zawieranych przez organy gminny z innymi podmiotami,
- wydawania opinii z zakresu działania organów gminy,
- prowadzenie spraw sądowych, sprawowanie zastępstwa procesowego
w sądach powszechnych i sądów administracyjnych.
6. Straż Miejska
Straż wykonuje zadania w zakresie ochrony porządku publicznego i bezpieczeństwa wynikające z ustaw i aktów prawa miejscowego.
- Do zadań Inspektora Straży Miejskiej należy:
- ochrona bezpieczeństwa i porządku w miejscach publicznych,
- czuwanie nad porządkiem
- obsługa systemu CEPIK i wykonywanie czynności związanych
z obsługą fotoradaru,
- współdziałanie z właściwymi podmiotami w zakresie ratowania życia
i zdrowia obywateli, pomocy w usuwaniu awarii technicznych i skutków klęsk żywiołowych oraz innych miejscowych zagrożeń
- zabezpieczanie miejsca przestępstwa, katastrofy lub innego podobnego zdarzenia albo miejsc zagrożonych takim zdarzeniem przed dostępem osób postronnych lub zniszczeniem śladów i dowodów, do momentu przybycia właściwych służb,
- współpraca z organizatorami i innymi służbami w ochronie porządku podczas zgromadzeń i imprez publicznych,
- kontrola realizacji obowiązków z zakresu utrzymania porządku
i czystości wynikających z przepisów ustawowych i prawa miejscowego,
- kierowania wniosków o ukaranie do Kolegium osób popełniających wykroczenia (za wykroczenia nie zastrzeżone dla innych organów)
- prowadzenie spraw dotyczących osób skierowanych przez sąd do nieodpłatnej dozorowanej pracy na cele społeczne.
- Do zadań stanowiska ds. obsługi Straży Miejskiej, ewidencji i egzekucji grzywien i mandatów należy:
- bieżące prowadzenie ewidencji finansowej mandatów i grzywien,
- analiza wpłat w zakresie przypisanych czynności,
- windykacja należności w zakresie j/w,
- kierowanie spraw na drogę postępowania egzekucyjnego, sądowego
- prowadzenie sekretariatu Straży Miejskiej w tym spraw związanych
z korespondencją,
- prowadzenie spraw związanych z inwentaryzacją, przygotowywane zarządzeń w sprawie inwentaryzacji, prowadzenie ksiąg inwentarzowych Urzędu Miejskiego dotyczących środków trwałych
i pozostałych środków trwałych
§ 17. Referat Finansowo-Budżetowy – podległy Skarbnikowi Gminy i Miasta
- przygotowywanie materiałów niezbędnych do uchwalenia budżetu gminy oraz podjęcia uchwały w sprawie absolutorium dla Burmistrza,
- udzielanie pomocy Burmistrzowi w wykonaniu budżetu gminy,
- zapewnienie obsługi finansowo-ksiegowej i kasowej urzędu,
- uruchamianie środków finansowych dla poszczególnych dysponentów budżetu gminy,
- przygotowywanie materiałów niezbędnych do wykonywania obowiązków
z zakresu sprawozdawczości,
- sprawowanie kontroli i nadzoru nad gospodarka finansową gminnych jednostek organizacyjnych,
- prowadzenie ksiąg rachunkowych, rozliczanie inwentaryzacji,
- dokonywanie wyceny aktywów oraz pasywów i ustalanie wyniku finansowego, przygotowywanie sprawozdań finansowych,
- prowadzenie obsługi finansowej Ośrodka Kultury i Sportu oraz Ośrodka Pomocy Społecznej,
- sporządzanie dokumentacji płacowej,
- wykonywanie zadań wynikających z ustawy o systemie ubezpieczeń społecznych,
- prowadzenie ewidencji podatników i inkasentów,
- gromadzenie i przechowywanie oraz badanie pod względem zgodności ze stanem prawnym i rzeczywistym deklaracji podatkowych składanych organowi podatkowemu,
- przygotowywanie aktów administracyjnych dotyczących podatków i opłat
- podejmowanie czynności zmierzających do egzekucji administracyjnej świadczeń pieniężnych oraz postępowania zabezpieczającego,
- prowadzenie ewidencji i aktualizacji tytułów wykonawczych,
- przygotowywanie danych do projektów aktów dotyczących podatków
i opłat,
- naliczanie opłat za pobór wody z wodociągu miejskiego i wodociągów wiejskich,
- naliczanie opłat za zrzut ścieków do sieci kanalizacyjnej,
- naliczanie opłat za najem lokali mieszkalnych, dzierżawę lokali użytkowych, pomieszczeń gospodarczych, opłat za korzystanie z cmentarzy komunalnych,
- sporządzanie umów na dostawę wody i zrzut ścieków,
- prowadzenie dokumentacji lokali mieszkalnych, użytkowych, ogrodów przydomowych,
- prowadzenie ksiąg cmentarnych
- prowadzenie spraw z zakresu świadczeń rodzinnych
- prowadzenie spraw związanych z dodatkami mieszkaniowymi,
- prowadzenie spraw z zakresu funduszu alimentacyjnego
§ 18. Referaty podległe Sekretarzowi Gminy i Miasta:
- Referat Organizacyjny:
- zapewnienie sprawnego funkcjonowania urzędu,
- zapewnienie zgodności działania urzędu z przepisami prawa i obsługi prawnej urzędu,
- utrzymanie porządku i czystości w urzędzie,
- prowadzenie spraw związanych z wyborami i referendami przeprowadzanymi na terenie gminy
- obsługa organizacyjna spotkań i narad z udziałem burmistrza
- prowadzenie spraw kadrowych i socjalnych pracowników urzędu oraz przechowywanie akt osobowych pracowników,
- prowadzenie spraw kadrowych kierowników gminnych jednostek organizacyjnych oraz przechowywanie akt osobowych,
- prowadzenie spraw związanych z bezpieczeństwem i higieną pracy pracowników,
- prowadzenie spraw związanych z:
- naborem pracowników,
- dokształcaniem i szkoleniem pracowników,
- oceną pracowników
- przyjmowanie i koordynowanie rozpatrywania skarg i wniosków,
- prowadzenie centralnych rejestrów:
- skarg i wniosków,
- zarządzeń,
- pełnomocnictw i upoważnień,
- organizowanie praktyk uczniowskich i studenckich w urzędzie
- przekazywanie organowi nadzoru zarządzeń w celu badania ich zgodności
z prawem oraz przesyłanie zarządzeń będącymi aktami prawa miejscowego do ogłoszenia w Dzienniku Urzędowym
- kompletowanie wniosków emerytalno-rentowych dla pracowników,
- prowadzenie spraw w zakresie ewidencji druków ścisłego zarachowania,
- zapewnienie warunków do prowadzenia działalności socjalnej urzędu jako pracodawcy,
- współpraca z Powiatowym Urzędem Pracy w zakresie pozyskiwania miejsc pracy w ramach staży, przygotowania zawodowego, robót publicznych, prac interwencyjnych, prac społecznie – użytecznych oraz naliczanie refundacji
z tytułu zatrudnienia tych osób,
- kontrola wykorzystania zwolnień lekarskich
- ewidencja pieczęci urzędowych,
- przyjmowanie interesantów zgłaszających petycje, skargi i wnioski oraz organizowanie ich kontaktów z Burmistrzem, Sekretarzem,
- zaopatrywanie Urzędu w materiały biurowe i kancelaryjne,
- prowadzenie magazynu materiałów biurowych i kancelaryjnych,
- prowadzenie spraw związanych z zadaniami gminy jako organu prowadzącego przedszkola, szkoły i placówki oświatowe:
- zakładania, przekształcania i likwidowania gminnych jednostek oświatowych
- utrzymania tych jednostek,
- kształtowania sieci przedszkoli, szkół podstawowych i gimnazjów,
- przygotowywanie projektów planów urlopów wypoczynkowych,
- ewidencja czasu pracy pracowników,
- zapewnienie obsługi administracyjnej Rady i jej komisji,
- współpraca z właściwymi merytorycznie referatami i stanowiskami pracy materiałów dotyczących projektów uchwał Rady i jej komisji oraz innych materiałów na posiedzenia i obrady tych organów,
- protokołowanie sesji, posiedzeń, zebrań i spotkań,
- prowadzenie rejestru wniosków, zapytań i interpelacji składanych przez radnych,
- prowadzenie rejestru uchwał, zarządzeń i innych postanowień rady i jej komisji oraz przechowywanie tych dokumentów.
- Referat ds. inwestycji, gospodarki komunalnej i spraw środowiskowych
- przygotowanie materiałów do dokumentów planistycznych gminy,
2) koordynacja i obsługa działań związanych z opiniowaniem i uzgadnianiem dokumentów planistycznych,
- koordynacja i obsługa działań związanych z wprowadzaniem zadań rządowych do miejscowych planów zagospodarowania przestrzennego,
- przechowywanie planu zagospodarowania przestrzennego oraz wydawanie odpisów i wyrysów,
- prowadzenie i aktualizacja rejestru miejscowych planów zagospodarowania przestrzennego,
- ocena zmian w zagospodarowaniu przestrzennym Gminy i przygotowanie wyników tej oceny,
- dokonywanie analiz wniosków w sprawie sporządzenia lub zmiany miejscowego planu zagospodarowania przestrzennego,
- prowadzenie spraw związanych z ustalaniem warunków zabudowy
i zagospodarowania terenu,
- prowadzenie spraw związanych z ustalaniem nazw miejscowości, ulic
i obiektów fizjograficznych oraz numeracji nieruchomości,
- wykonywanie zadań wynikających z ustawy o ochronie zabytków,
- realizowanie przepisów ustawy o utrzymaniu czystości i porządku w gminie
- zarządzanie siecią dróg gminnych, planowanie budowy, modernizacji
i remontu,
- koordynacja i obsługa współpracy z innymi zarządcami dróg publicznych,
- realizowanie przepisów ustawy „Prawo energetyczne”
- prowadzenie spraw wynikających z ustawy o zamówieniach publicznych,
- opracowywanie programów gospodarczych, w tym wykonywanie prac studialnych i prognostycznych
- prowadzenie spraw z zakresu rolnictwa wynikających z ustaw szczególnych
w zakresie produkcji roślinnej i zwierzęcej, łowiectwa, statystyki rolnej,
- wydawanie zezwoleń na usuwanie drzew i krzewów,
- ewidencja działalności gospodarczej,
- wydawanie zezwoleń na sprzedaż napojów alkoholowych,
- realizacja polityki mieszkaniowej gminy,
- zarząd nieruchomościami wspólnymi,
- egzekucja w sprawach lokalowych i usuwanie skutków samowoli mieszkaniowej,
- ustalanie stawek czynszów i opłat za lokale i nieruchomości budynkowe,
- tworzenie i utrzymywanie terenów zielonych, wysypiska,
- prowadzenie Gminnego Funduszu Ochrony Środowiska,
- pozyskiwanie środków pozabudżetowych z dotacji unijnych,
- gospodarowanie i zarządzanie komunalnymi gruntami zabudowanymi i przeznaczonymi w planach zagospodarowania przestrzennego pod zabudowę,
- ewidencja lokali użytkowych oraz gruntów dzierżawionych w zasobach komunalnych,
- prowadzenie ewidencji mienia gminy,
- opłaty za użytkowanie wieczyste,
- komunalizacja gruntów,
- nadzór nad gospodarką ściekową i funkcjonowaniem gospodarki kanalizacyjnej,
- nadzór nad prawidłowym funkcjonowaniem oczyszczalni ścieków,
- nadzór nad pracownikami ds. obsługi technicznej, pracownikami robót publicznych, prac interwencyjnych, prac społeczno-użytecznych,
§ 19. Szczegółowy zakres obowiązków, zadań i uprawnień określają indywidualne umowy wraz z zakresem czynności, uprawnień i odpowiedzialności opracowywanym przez bezpośredniego przełożonego i znajdujące się w aktach osobowych pracownika.
Rozdział 6
Zasady podpisywania pism, decyzji, zarządzeń
§ 20. 1. Burmistrz podpisuje:
1) zarządzenia, regulaminy i okólniki wewnętrzne,
2) pisma związane z reprezentowaniem gminy Nowe Miasteczko na zewnątrz,
3) pisma zawierające oświadczenia woli w zakresie bieżącej działalności gminy,
4) odpowiedzi na skargi i wnioski dotyczące kierowników referatu
i samodzielnych stanowisk,
- decyzje z zakresu administracji publicznej, do których wydawania w jego imieniu nie upoważnił pracowników urzędu,
- pełnomocnictwa i upoważnienia do działania w jego imieniu, w tym pisma wyznaczające osoby uprawnione do podejmowania czynności z zakresu prawa pracy wobec pracowników urzędu,
- pisma zawierające oświadczenia woli urzędu jako pracodawcy,
- pełnomocnictwa do reprezentowania gminy przed sądami i organami administracji,
- odpowiedzi na zapytania i interpelacje radnych,
- pisma zawierające odpowiedzi na postulaty mieszkańców, zgłaszane za pośrednictwem radnych,
- pisma zawierające odpowiedzi na postulaty mieszkańców, zgłaszane za pośrednictwem radnych,
- inne pisma jeżeli ich podpisywanie burmistrz zastrzegł dla siebie.
§ 21. Sekretarz, skarbnik, kierownicy referatów i inni pracownicy podpisują decyzje, postanowienia oraz pisma i dokumenty na podstawie udzielonych im upoważnień lub pełnomocnictw szczególnych.
§ 22. 1. Dokumenty przedkładane do podpisu burmistrza parafowane są przez pracownika przygotowującego dokument, zgodnie z przepisami instrukcji kancelaryjnej.
2. Dokumenty przedkładane do podpisu burmistrza powodujące skutek finansowy parafowane są przez pracownika przygotowującego dokument, zgodnie z przepisami instrukcji kancelaryjnej, przez kierownika, oraz przez skarbnika.
Rozdział 7
Tryb przyjmowania, rozpatrywania i załatwiania skarg i wniosków
§ 23. 1. Burmistrz Gminy i Miasta przyjmuje interesantów w sprawach skarg
i wniosków w każdy poniedziałek w godzinach od 1400- 1700.
2. Pracownicy urzędu obowiązani są przyjmować interesantów w sprawach skarg i wniosków codziennie w godzinach pracy.
3. Informacje o dniach i godzinach przyjęć w sprawach skarg i wniosków podane są do publicznej wiadomości (poprzez wywieszenie na tablicy ogłoszeń)
§ 24. 1. Obsługę interesantów w sprawach skarg i wniosków prowadzi osoba obsługująca biuro podawcze.
2. Skargi i wnioski złożone telefonicznie, telegraficznie lub ustnie przyjmowane są do protokołu.
3. Skargi i wnioski są wpisywane do rejestru „Skarg i wniosków” przez pracownika zatrudnionego na stanowisku do spraw Organizacyjnych i Kadr a następnie przekazywane do osoby, której zlecono załatwienie sprawy.
4. Zasady rozpatrywania i załatwiania skarg i wniosków reguluje kodeks postępowania administracyjnego.
§ 25. 1. Odpowiedzi na skargi i wnioski podpisuje burmistrz, a w przypadku jego
nieobecności sekretarz.
2. Osoby, którym przekazano skargi lub wnioski do załatwienia zobowiązane są do powiadomienia pracownika na stanowisku Organizacyjnym i Kadr o sposobie załatwienia sprawy poprzez przekazanie kopii odpowiedzi udzielonej zainteresowanemu.
§ 26. 1. Skargi i wnioski, które nie wymagają postępowania wyjaśniającego powinny być rozpatrywane i załatwiane niezwłocznie, nie później jednak niż w terminie 14 dni. Inne skargi i wnioski w terminie 1 miesiąca od daty otrzymania.
2. W razie nie załatwienia skargi lub wniosku w terminie określonym w pkt 1 należy zawiadomić o tym zainteresowane osoby podając przyczyny zwłoki i wskazując nowy termin załatwienia.
3. Odpowiedzi na skargi i wnioski powinny być jasne. W przypadku zajęcia negatywnego stanowiska odpowiedź musi zawierać wyczerpujące uzasadnienie prawne i faktyczne.
§ 27. 1. Bieżący nadzór nad organizacją przyjmowania, rozpatrywania i załatwiania skarg i wniosków sprawuje sekretarz
2. Wszystkie stanowiska odpowiedzialne za merytoryczne załatwianie skarg
i wniosków obywateli obowiązane są przestrzegać terminu i sposobu ich załatwiania.
Rozdział 8
Zabezpieczenie akt i mienia urzędu
§ 28. 1. Akta, pieczątki, komputery i inne przedmioty (urządzenia służbowe) powinny być zabezpieczone przed dostępem osób postronnych.
2. Zabranie dokumentów i wyposażenia poza teren urzędu wymaga zgody bezpośredniego przełożonego.
§ 29. Pracownik opuszczający jako ostatni lokal biurowy obowiązany jest zamknąć ten lokal, a klucz umieścić w przeznaczonej na ten cel gablocie.
§ 30. 1. Zezwoleń na pozostawanie w biurze poza godzinami pracy udziela burmistrz lub sekretarz, a w przypadku ich nieobecności skarbnik.
2. Pracownik, który uzyskał zezwolenie na pozostanie w biurze poza godzinami służbowymi, obowiązany jest ustalić z osobą zezwalającą sposób zamknięcia budynku urzędu.
Rozdział 9
Postanowienia końcowe
§ 31. Obowiązki pracodawcy i pracownika, czas pracy, urlopy i zwolnienia od pracy, porządek i dyscyplinę pracy oraz zasady usprawiedliwiania, kary za naruszenie porządku i dyscypliny pracy, wypłatę wynagrodzeń, bezpieczeństwo i higienę pracy oraz ochronę przeciwpożarową, ochronę pracy kobiet i młodocianych określa kodeks pracy oraz regulamin pracy urzędu.
§ 32. Tracą moc zarządzenia:
1) Nr 8/2003 z dnia 10 marca 2003 roku Burmistrza Gminy i Miasta w sprawie Regulaminu Organizacyjnego Urzędu Miejskiego w Nowym Miasteczku,
2) Nr 27/2004 z dnia 7 maja 2004 roku Burmistrza Gminy i Miasta w sprawie zmian do Regulaminu Organizacyjnego Urzędu Miejskiego w Nowym Miasteczku,
3) Nr 16/2005 z dnia 20 czerwca 2005 roku Burmistrza Gminy i Miasta w sprawie zmian do Regulaminu Organizacyjnego Urzędu Miejskiego w Nowym Miasteczku,
4) Nr 19/2005 z dnia 10 listopada 2005 roku Burmistrza Gminy i Miasta w sprawie zmian do Regulaminu Organizacyjnego Urzędu Miejskiego w Nowym Miasteczku,
5) Nr 35/2007 z dnia 28 czerwca 2007 roku Burmistrza Gminy i Miasta w sprawie zmian do Regulaminu Organizacyjnego Urzędu Miejskiego w Nowym Miasteczku,
6) Nr 9/2008 z dnia 17 marca 2008 roku Burmistrza Gminy i Miasta w sprawie zmian do Regulaminu Organizacyjnego Urzędu Miejskiego w Nowym Miasteczku,
7) Nr 41/2008 z dnia 6 sierpnia 2008 roku Burmistrza Gminy i Miasta w sprawie zmian do Regulaminu Organizacyjnego Urzędu Miejskiego w Nowym Miasteczku,
8) Nr 56/2008 z dnia 29 września 2008 roku Burmistrza Gminy i Miasta w sprawie zmian do Regulaminu Organizacyjnego Urzędu Miejskiego w Nowym Miasteczku
§ 33. 1. Wykonanie zarządzenia powierza się Sekretarzowi Gminy i Miasta
i Kierownikom referatów.
2. Zobowiązuje się kierowników do zapoznania z treścią regulaminu podległych im pracowników.
3. Zobowiązuję pracowników do przestrzegania zapisów zawartych w regulaminie.
§ 34. Zarządzenie wchodzi w życie po upływie 14 dni od dnia ogłoszenia w Dzienniku Urzędowym Województwa Lubuskiego.