Zgłoszenie zewnętrzne można dokonać w formach wskazanych w art. 36 ustawy, w szczególności w następujący sposób:

1)  w formie dokumentowej w postaci elektronicznej, poprzez wysłanie zgłoszenia na adres e-mail: lub w formie dokumentowej w postaci papierowej  złożonej w sekretariacie w   Urzędzie Miejskim w Nowym Miasteczku, pocztą tradycyjną na adres Urzędu Miejskiego w Nowym Miasteczku tj. ul. Rynek 2, 67-124 Nowe Miasteczko ( na kopercie należy dodać dopisek "zgłoszenie naruszenia prawa").

2) w formie ustnej podczas bezpośredniego spotkania z Przewodniczącym lub Zastępcą przewodniczącego Zespołu ds. zgłoszeń zewnętrznych, zorganizowanego w terminie 14 dni od otrzymania wniosku o taką formę zgłoszenia.

  1.  Zgłaszający jest osobą fizyczną.

  2. Zgłoszenie dotyczy naruszenia prawa, o którym mowa w art. 3 ust. 1 ustawy o ochronie sygnalistów.

 3.  Informację o naruszeniu prawa uzyskano w kontekście związanym z pracą, o którym mowa w art. 4 ust. 1 ustawy o ochronie sygnalistów.

    Przepisów o objęciu ochroną sygnalistów nie stosuje się do spraw, o których mowa w art. 5 ustawy o ochronie sygnalistów, w szczególności w zakresie przepisów o ochronie informacji niejawnych, tajemnicy zawodów medycznych i prawniczych, tajemnicy postępowania karnego.

    Sygnalista podlega ochronie od chwili dokonania zgłoszenia lub ujawnienia publicznego, pod warunkiem, że miał uzasadnione podstawy sądzić, że informacja będąca przedmiotem zgłoszenia lub ujawnienia publicznego jest prawdziwa w momencie dokonywania zgłoszenia lub ujawnienia publicznego i że stanowi informację o naruszeniu prawa (art. 6 ustawy o ochronie sygnalistów).

 1.  W przypadku zgłoszenia zawierającego adres do kontaktu osoby dokonującej zgłoszenia osoba  uprawniona wyznaczona do obsługi zgłoszeń zewnętrznych w formie listownej  w terminie 7 dni od otrzymania zgłoszenia wysyła osobie dokonującej zgłoszenia w formie pisemnej potwierdzenie przyjęcia zgłoszenia zewnętrznego, chyba że sygnalista wystąpił wyraźnie z odmiennym wnioskiem w tym zakresie lub zachodzą uzasadnione podstawy sądzić, że potwierdzenie przyjęcia zgłoszenia zagroziłoby ochronie poufności tożsamości sygnalisty.

  2. Wstępna weryfikacja zgłoszenia polegająca na ustaleniu, czy zgłoszenie dotyczy informacji o naruszeniu prawa, oraz na ustaleniu, czy zgłoszenie dotyczy naruszeń prawa w dziedzinie należącej do zakresu działania tego organu, a jeżeli nie należy - na ustaleniu organu publicznego właściwego do podjęcia działań następczych;

   3. Po weryfikacji zgłoszenia, jeżeli zgłoszenie nadaje się do rozpoznania, zostaje wszczęte postępowanie wyjaśniające/ działanie następcze, które podejmowane są z zachowaniem należytej staranności, bez zbędnej zwłoki oraz z zachowaniem poufności.

  4.  Osoba uprawniona może zwrócić się do sygnalisty, na podany przez niego adres do kontaktu, o wyjaśnienia lub dodatkowe informacje, jakie mogą być w jego posiadaniu. Jeżeli sygnalista sprzeciwia się przesłaniu żądanych wyjaśnień lub dodatkowych informacji lub ich przesłanie może zagrozić ochronie poufności jego tożsamości, odstępuje się od żądania wyjaśnień lub dodatkowych informacji.

   5. Informacja zwrotna do sygnalisty o wyniku postępowania ze wskazaniem planowanych lub podjętych działań naprawczych.

1.Przez informację zwrotną należy rozumieć przekazaną sygnaliście pisemną informację na temat planowanych lub podjętych działań następczych i powodów takich działań.

 2.   Odstępuje od przekazywania informacji sygnaliście jedynie w przypadku, gdy sygnalista nie podał danych do kontaktu czy dokonał zgłoszenia anonimowo.

  3.  Maksymalnym terminem na przekazanie sygnaliście informacji zwrotnej, jest termin nieprzekraczający 3 miesięcy od dnia przyjęcia zgłoszenia zewnętrznego.

  4.  W uzasadnionych przypadkach  przekazuje się sygnaliście informację zwrotną w terminie nieprzekraczającym 6 miesięcy od dnia przyjęcia zgłoszenia zewnętrznego, po poinformowaniu o tym sygnalisty przed upływem terminu nieprzekraczającym 3 miesięcy od dnia przyjęcia zgłoszenia zewnętrznego.

  5.  Sygnalista zostaje poinformowany o ostatecznym wyniku postępowań wyjaśniających wszczętych na skutek zgłoszenia zewnętrznego.

 1.   Dostęp do pełnej treści zgłoszenia sygnalisty mają tylko i wyłącznie upoważnieni pracownicy.

 2.   Dostęp do informacji zawartych w zgłoszeniu jest ograniczony, a dane dotyczące sygnalisty są przechowywane w zabezpieczonym miejscu, do którego dostęp mają wyłącznie osoby upoważnione.

 3.   Możliwość kontaktu z sygnalistą mają jedynie pracownicy upoważnieni do przyjmowania zgłoszeń naruszenia prawa.

VI. Przetwarzanie danych osobowych następuje na zasadach  określonych w art. 8 ustawy o ochronie sygnalistów, a także zasadach przetwarzania danych osobowych oraz informacji podawanych w przypadku zbierania danych od osoby, której dane dotyczą, uregulowanych odpowiednio w art. 5 i art. 13 rozporządzenia 2016/679, art. 13 dyrektywy Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/680 z dnia 27 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych przez właściwe organy do celów zapobiegania przestępczości, prowadzenia postępowań przygotowawczych, wykrywania i ścigania czynów zabronionych i wykonywania kar, w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylającej decyzję ramową Rady 2008/977/WSiSW (Dz. Urz. UE L 119 z 04.05.2016, str. 89, z późn. zm. 4 ) albo art. 15 rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2018/1725 z dnia 23 października 2018 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych przez instytucje, organy i jednostki organizacyjne Unii i swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia rozporządzenia (WE) nr 45/2001 i decyzji nr 1247/2002/WE (Dz. Urz. UE L 295 z 21.11.2018, str. 39).

VII. Po weryfikacji zgłoszenia, jeżeli zgłoszenie nadaje się do rozpoznania, zostaje wszczęte postępowanie wyjaśniające/ działanie następcze w celu oceny prawdziwości informacji zawartych w zgłoszeniu oraz w celu przeciwdziałania naruszeniu prawa będącemu przedmiotem zgłoszenia. Z przeprowadzonego postępowania wyjaśniającego sporządza się protokół.

Czynności podjęte na skutek zgłoszenia sygnalisty zmierzają do zapobieżenia lub usunięcia skutków naruszenia prawa oraz dokonania adekwatnych działań naprawczych.

VIII.  Zgodnie z art. 41 ustawy z 5 sierpnia 2015 r. o nieodpłatnej pomocy prawnej, nieodpłatnym poradnictwie obywatelskim oraz edukacji prawnej (Dz. U. z 2024 r. poz. 1534) osobie chcącej dokonać zgłoszenia naruszenia prawa przysługują nieodpłatna pomoc prawna i nieodpłatne poradnictwo obywatelskie. Nieodpłatna pomoc prawna jest organizowana przez powiat, który jest właściwy dla miejsca zamieszkania zgłaszającego.

Sygnalistom przysługuje ochrona prawna przed stosowaniem wobec nich działań odwetowych. Środki ochrony sygnalistów obejmują:

   1. Zakaz działań odwetowych (np. zakaz wypowiedzenia stosunku pracy).

    2.Odwrócony ciężar dowodu (na stosującym działanie odwetowe będzie spoczywał ciężar dowodu, że podjęte działanie nie jest działaniem odwetowym).

   3. Odszkodowanie za dopuszczenie się działań odwetowych.

   4. Zakaz zrzeczenia się ochrony.

   5. Sankcje.

IX. Dokonanie zgłoszenia lub ujawnienia publicznego nie może stanowić podstawy odpowiedzialności, w tym odpowiedzialności dyscyplinarnej lub odpowiedzialności za szkodę z tytułu naruszenia praw innych osób lub obowiązków określonych w przepisach prawa, w szczególności w przedmiocie zniesławienia, naruszenia dóbr osobistych, praw autorskich, ochrony danych osobowych oraz obowiązku zachowania tajemnicy, w tym tajemnicy przedsiębiorstwa, z uwzględnieniem art. 5 ustawy o ochronie sygnalistów, pod warunkiem że sygnalista miał uzasadnione podstawy sądzić, że zgłoszenie lub ujawnienie publiczne jest niezbędne do ujawnienia naruszenia prawa zgodnie z ustawą. W przypadku wszczęcia postępowania prawnego dotyczącego odpowiedzialności, sygnalista może wystąpić o umorzenie takiego postępowania.

Uzyskanie informacji będących przedmiotem zgłoszenia lub ujawnienia publicznego lub dostęp do takich informacji nie mogą stanowić podstawy odpowiedzialności, pod warunkiem że takie uzyskanie lub taki dostęp nie stanowią czynu zabronionego.